Gérer les cas météo et force majeure

Les cas météo et force majeure sont des situations imprévisibles qui peuvent affecter vos activités.

Sur ¡HolaOlas!, vous avez le contrôle total sur la gestion de ces cas : vous décidez des remboursements et communiquez directement avec vos clients.

Cette flexibilité vous permet d'adapter votre réponse à chaque situation particulière.

Qu'est-ce qu'un cas météo ou force majeure

Cas météo :

Conditions météorologiques dangereuses (tempête, vent fort, pluie torrentielle)
Conditions rendant l'activité impossible ou dangereuse
Alertes météo officielles

Force majeure :

Événements imprévisibles et indépendants de votre volonté
Catastrophes naturelles (séisme, inondation, etc.)
Pandémies ou restrictions gouvernementales
Accidents ou incidents majeurs

Ces cas sont généralement hors de votre contrôle et nécessitent une gestion particulière.

Comment définir votre politique météo

Il est recommandé d'inclure votre politique météo dans votre politique d'annulation :

Accédez à votre expérience dans le dashboard
Ouvrez la section "Détails supplémentaires"
Rédigez votre politique d'annulation en incluant les cas météo

Exemples de formulations :

"En cas d'annulation pour cause météo de notre côté, remboursement complet."
"Si les conditions météo rendent l'activité dangereuse, nous proposons un report ou un remboursement complet."
"Annulation gratuite en cas d'alerte météo officielle."

Votre politique doit être claire et visible avant la réservation.

Processus de gestion d'un cas météo

Quand un cas météo se présente :

1. Évaluer la situation : Déterminez si l'activité peut avoir lieu en sécurité
2. Contacter le client : Informez-le rapidement de la situation
3. Proposer des solutions : Report, remboursement complet ou partiel selon votre politique
4. Effectuer le remboursement : Si nécessaire, utilisez le dashboard pour rembourser
5. Communiquer clairement : Expliquez les raisons et les solutions proposées

La communication directe avec le client est essentielle dans ces situations.

Types de remboursements pour cas météo

Selon votre politique et la situation, vous pouvez choisir :

Remboursement complet :

Si l'annulation est de votre côté (météo dangereuse)
Si vous ne pouvez pas proposer de report
Pour maintenir la confiance et la réputation

Report de l'activité :

Proposer une nouvelle date au client
Aucun remboursement nécessaire
Meilleure solution pour préserver la réservation

Remboursement partiel :

Si vous avez déjà engagé des coûts (transport, matériel)
Si le client peut participer partiellement
Selon votre accord avec le client

Chaque situation est unique et mérite une réponse adaptée.

Gérer les cas de force majeure

Les cas de force majeure sont généralement plus rares mais nécessitent une gestion similaire :

Exemples de cas :

Pandémie ou restrictions sanitaires
Catastrophes naturelles
Grèves ou blocages
Accidents majeurs

Recommandations :

Communiquer rapidement : Informez vos clients dès que possible
Être transparent : Expliquez la situation clairement
Proposer des solutions : Report, remboursement ou crédit
Rester flexible : Adaptez-vous à chaque situation
Documenter : Gardez une trace des décisions prises

Dans ces cas, la flexibilité et la communication sont essentielles.

Exemples de politiques selon le type d'activité

Pour les excursions en bateau :

"En cas de conditions météo dangereuses (vent > X nœuds, mer agitée), l'excursion est annulée avec remboursement complet ou report gratuit."

Pour les activités de plein air :

"Si les conditions météo rendent l'activité impossible ou dangereuse, nous proposons un report ou un remboursement complet jusqu'à 24h avant."

Pour les hôtels :

"En cas de force majeure (catastrophe naturelle, restrictions gouvernementales), remboursement complet ou report sans frais."

Pour les activités en intérieur :

"Les activités en intérieur ne sont généralement pas affectées par la météo. En cas de force majeure, remboursement complet."

Adaptez votre politique à votre type d'activité et à votre localisation.

Comment effectuer le remboursement

Pour rembourser un client en cas de météo ou force majeure :

Accédez à votre dashboard → Réservations
Sélectionnez la réservation concernée
Cliquez sur "Tout rembourser" (ou "Rembourser le dépôt" selon votre décision)
Confirmez votre choix

Le remboursement est traité automatiquement via Stripe.

N'oubliez pas de communiquer avec le client avant ou après le remboursement pour expliquer la situation.

Conseils pour bien gérer ces cas

Anticipez : Définissez votre politique à l'avance dans vos conditions d'annulation
Communiquez rapidement : Plus vous informez tôt, mieux c'est
Soyez transparent : Expliquez clairement la situation et vos décisions
Restez flexible : Chaque situation est unique, adaptez-vous
Documentez : Gardez une trace des cas et des décisions pour référence future
Apprenez : Analysez les cas passés pour améliorer votre politique

Une bonne gestion de ces cas renforce la confiance de vos clients et votre réputation.