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Rappels automatiques avec Google Calendar
Quand vous connectez Google Calendar à ¡HolaOlas!, chaque réservation devient automatiquement un événement dans votre calendrier.
Google Calendar vous envoie alors des rappels automatiques pour ne jamais oublier une réservation.
C'est le système de rappel le plus fiable au monde, intégré nativement à votre téléphone.
Comment fonctionnent les rappels automatiques
Le processus est simple et automatique :
- 1. Réservation confirmée : Quand un client réserve, ¡HolaOlas! crée automatiquement un événement dans votre Google Calendar
- 2. Synchronisation : L'événement apparaît dans tous vos appareils (téléphone, ordinateur, montre)
- 3. Rappels automatiques : Google Calendar vous envoie des notifications selon votre configuration
- 4. Notifications natives : Les rappels utilisent les notifications système de votre téléphone
Aucune action de votre part n'est nécessaire, tout est automatique.
Types de rappels disponibles
Google Calendar vous permet de configurer plusieurs types de rappels :
- Rappel la veille : Notification 24h avant l'événement
- Rappel le jour même : Notification le matin de l'événement
- Rappel quelques heures avant : Par exemple 2h ou 1h avant
- Rappel quelques minutes avant : Pour les activités qui commencent bientôt
Ces rappels peuvent être configurés dans les paramètres de Google Calendar et s'appliquent à tous vos événements.
Avantages des rappels automatiques
Pour vous (prestataire) :
- Ne jamais oublier une réservation : Les rappels vous alertent à l'avance
- Notifications fiables : Utilisent le système natif de votre téléphone
- Synchronisation multi-appareils : Disponibles sur tous vos appareils
- Pas d'app à installer : Fonctionne avec l'app Google Calendar déjà installée
Pour vos clients :
- Si vos clients ont accès au calendrier partagé, ils reçoivent aussi les rappels
- Les événements apparaissent dans leur calendrier personnel s'ils l'ont ajouté
- Réduit les no-show grâce aux rappels automatiques
Comment configurer les rappels
Les rappels sont configurés dans Google Calendar, pas dans ¡HolaOlas! :
- Ouvrez Google Calendar sur votre téléphone ou ordinateur
- Allez dans Paramètres → Notifications
- Configurez les rappels par défaut pour vos événements
- Vous pouvez aussi modifier les rappels pour chaque événement individuellement
Rappel : Les rappels sont gérés par Google Calendar, ¡HolaOlas! crée simplement les événements dans votre calendrier.
Quand les événements sont créés
Les événements Google Calendar sont créés automatiquement :
- Lors d'une réservation confirmée : Dès que le paiement est validé
- Lors d'une modification : Si vous modifiez une réservation, l'événement est mis à jour
- Lors d'un remboursement complet : L'événement est supprimé automatiquement
Tout est synchronisé en temps réel entre ¡HolaOlas! et Google Calendar.
Informations incluses dans l'événement
Chaque événement créé dans Google Calendar contient :
- Titre : Nom de l'expérience + numéro de réservation
- Date et heure : Date de la réservation (ou check-in pour les hôtels)
- Durée : Durée de l'expérience ou période de séjour
- Description : Nombre de participants, email du client, lien vers la réservation
- Localisation : Si configurée dans l'expérience
Toutes ces informations sont visibles directement dans votre calendrier.
Synchronisation avec d'autres calendriers
Google Calendar peut synchroniser avec d'autres calendriers :
- Calendriers externes : Booking.com, Airbnb, etc. (via liens iCal)
- Calendriers locaux : Calendrier iPhone, Outlook, etc.
- Calendriers partagés : Avec votre équipe ou vos clients
Cela permet d'avoir une vue complète de vos disponibilités dans un seul endroit.
Conseils pour optimiser les rappels
- Configurez plusieurs rappels : Par exemple 24h avant ET le jour même
- Adaptez selon le type d'activité : Plus de rappels pour les activités importantes
- Utilisez les notifications push : Activez-les dans les paramètres de votre téléphone
- Vérifiez régulièrement : Assurez-vous que les événements apparaissent bien dans votre calendrier
- Partagez avec votre équipe : Si vous travaillez en équipe, partagez le calendrier
Des rappels bien configurés réduisent considérablement les oublis et les no-show.