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Système d'emails automatiques : restez connecté avec vos clients
¡HolaOlas! envoie automatiquement des emails à vos clients et à vous-même pour chaque étape importante de la réservation.
Ce système vous permet de rester informé et d'offrir une expérience client professionnelle sans intervention manuelle.
Vue d'ensemble des emails
Voici tous les emails automatiques envoyés par ¡HolaOlas! :
1. Email de confirmation - Client
- Envoyé immédiatement après paiement réussi
- Contient tous les détails de la réservation
- Sert de preuve de réservation officielle
2. Email de notification - Prestataire
- Envoyé immédiatement après paiement réussi
- Vous informe de la nouvelle réservation
- Satisfaction garantie quand vous faites vos premières ventes directes
3. Email de rappel pré-arrivée - Client
- Envoyé automatiquement la veille de la réservation
- Rappelle les détails importants (adresse, heure, etc.)
4. Email de code d'accès - Client
- Envoyé manuellement depuis votre dashboard
- Réservé aux hôtels avec accès autonome
- Contient le code de porte
5. Email de confirmation mise à jour - Client
- Envoyé manuellement si vous modifiez une réservation
- Contient les informations à jour
1. Email de confirmation - Client
Envoyé immédiatement après paiement Stripe réussi au client.
Contenu de l'email :
- Numéro de réservation unique
- Date et heure (ou dates d'arrivée/départ pour hôtels)
- Nombre de participants (adultes/enfants)
- Montant payé, type de paiement (acompte ou complet)
- Solde restant et date de prélèvement automatique (si acompte)
- Adresse ou point de rendez-vous
- Vos coordonnées (téléphone, WhatsApp, email)
Langue : L'email est automatiquement envoyé dans la langue du client.
Expéditeur : L'email vient de votre nom d'entreprise (avec réponse directe vers votre email).
Astuce : Configurez vos coordonnées dans Paramètres > Profil entreprise pour qu'elles apparaissent dans l'email.
2. Email de notification - Prestataire
Envoyé immédiatement après paiement Stripe réussi à vous (le prestataire).
Contenu de l'email :
- Nouvelle réservation confirmée
- Tous les détails de la réservation
- Coordonnées du client (nom, email, téléphone)
- Demandes spéciales du client (si renseignées)
- Lien direct vers votre dashboard
Langue : L'email est envoyé dans votre langue préférée (configurée dans vos paramètres).
Satisfaction garantie : Recevez cet email et savourez la satisfaction de vos premières ventes directes sans commission.
3. Email de rappel pré-arrivée - Client
Envoyé automatiquement la veille de la réservation (hôtels et excursions).
Contenu de l'email :
- Message de bienvenue personnalisé
- Adresse complète avec lien Google Maps
- Heure d'arrivée ou de début
- Informations importantes (parking, accès, règles)
- Vos coordonnées pour contact
Pourquoi c'est utile :
- Réduit les no-shows et les retards
- Rappelle les détails pratiques au client
- Crée une anticipation positive
Langue : Envoyé dans la langue du client.
Astuce : Ajoutez des informations importantes (parking, accès) dans la section Détails supplémentaires de votre expérience pour qu'elles apparaissent dans cet email.
4. Email de code d'accès - Client (Hôtels)
Envoyé manuellement depuis votre dashboard pour les hôtels avec accès autonome.
Quand l'utiliser :
- Vous avez activé "Accès autonome (code de porte)" dans votre hôtel
- Vous avez saisi le code d'accès pour une réservation
- Vous souhaitez envoyer ce code au client
Comment l'envoyer :
1. Allez dans Dashboard > Réservations
2. Cliquez sur la réservation concernée
3. Dans le bloc "Code d'accès", saisissez le code
4. Cliquez sur "Envoyer le code par email"
Contenu de l'email :
- Code d'accès en grand format
- Instructions d'accès (si renseignées)
- Nom de l'hébergement
Langue : Envoyé dans la langue du client.
Un timestamp "Code envoyé le..." s'affiche après l'envoi pour éviter les doublons.
5. Email de confirmation mise à jour - Client
Envoyé manuellement depuis votre dashboard après modification d'une réservation.
Quand l'utiliser :
- Vous avez modifié une réservation (date, participants, etc.)
- Vous souhaitez envoyer une confirmation mise à jour au client
Comment l'envoyer :
1. Modifiez la réservation dans votre dashboard
2. Cliquez sur "Renvoyer confirmation"
3. Choisissez "Envoyer comme mise à jour" dans le modal
Contenu de l'email :
- Indication "Confirmation mise à jour"
- Tous les détails actualisés de la réservation
- Identique à l'email de confirmation initial
Langue : Envoyé dans la langue du client.
Conseil : Utilisez cette fonction pour informer le client de tout changement important.
Configuration nécessaire
Pour que tous les emails fonctionnent correctement :
1. Configurez vos coordonnées
Dans Paramètres > Profil entreprise :
- Nom d'entreprise (apparaît comme expéditeur)
- Téléphone (affiché dans les emails)
- WhatsApp (si vous utilisez)
- Email de contact (pour les réponses)
2. Renseignez les détails de votre expérience
Dans le formulaire de création/édition :
- Adresse complète ou point de rendez-vous
- Lien Google Maps
- Heures de check-in/check-out (hôtels)
- Informations importantes
3. Choisissez votre langue préférée
Dans Paramètres : définissez votre langue pour recevoir vos emails de notification.
Avantages du système d'emails
Pour vos clients :
- Confirmation immédiate et rassurante
- Tous les détails au même endroit
- Rappels automatiques pour ne rien oublier
- Contact direct avec vous
Pour vous :
- Notification instantanée de chaque vente
- Moins de questions répétitives
- Image professionnelle
- Gain de temps considérable
- La satisfaction de vos premières ventes directes
Tout fonctionne automatiquement après chaque paiement - vous n'avez rien à faire.
Ce que les emails ne font pas
Pour clarifier :
- Ils ne permettent pas au client d'annuler/modifier automatiquement
- Ils ne déclenchent pas de paiement supplémentaire
- Ils ne remplacent pas votre politique d'annulation
Toute modification ou annulation passe par un contact direct entre vous et le client.
Bonnes pratiques
1. Vérifiez vos coordonnées
Testez avec une réservation test pour voir comment apparaissent vos emails.
2. Renseignez tous les détails
Plus vous renseignez d'informations dans votre expérience, plus les emails sont complets et utiles.
3. Envoyez les codes d'accès à temps
Pour les hôtels, envoyez le code quelques heures avant l'arrivée (pas trop tôt, pas trop tard).
4. Utilisez les mises à jour
Si vous modifiez une réservation, renvoyez une confirmation mise à jour pour éviter toute confusion.
5. Personnalisez vos réponses
Les clients peuvent vous répondre directement - soyez réactif et professionnel.