Modifier une réservation depuis le dashboard

Parfois, vous ou votre client avez besoin de modifier une réservation : changer la date, le créneau horaire, le nombre de participants ou corriger des informations.

Le dashboard ¡HolaOlas! vous permet de modifier facilement une réservation sans avoir à la supprimer et en recréer une nouvelle.

Accéder à la modification

Pour modifier une réservation :

Accédez à votre dashboard
Ouvrez l'onglet Réservations
Cliquez sur la réservation que vous souhaitez modifier
Dans les détails de la réservation, cliquez sur le bouton Modifier la réservation
Une fenêtre de modification s'ouvre avec tous les champs modifiables

Note : Vous ne pouvez pas modifier une réservation annulée ou expirée.

Ce que vous pouvez modifier

Vous pouvez modifier les éléments suivants d'une réservation :

Dates :

* Pour les activités : la date de l'activité (`booking_date`)

* Pour les hébergements : les dates d'arrivée et de départ (`checkin_date`, `checkout_date`)

Créneau horaire : Pour les activités avec créneaux horaires, vous pouvez changer le créneau sélectionné
Nombre de participants : Augmenter ou diminuer le nombre de participants
Informations client :

* Nom du client

* Email du client

* Téléphone du client

Tous ces champs sont modifiables directement depuis le formulaire de modification.

Vérification automatique de la disponibilité

Lorsque vous modifiez une réservation, le système vérifie automatiquement la disponibilité :

Si vous changez les dates : Le système vérifie que les nouvelles dates sont disponibles
Si vous changez le créneau horaire : Le système vérifie que le nouveau créneau a de la place
Si vous changez le nombre de participants : Le système vérifie que la capacité est suffisante
Exclusion intelligente : La réservation actuelle est exclue de la vérification pour éviter les conflits

Si la modification n'est pas possible (dates complètes, créneau indisponible, etc.), vous recevrez un message d'erreur explicite.

Impact sur le prix

Lorsque vous modifiez une réservation, le prix peut être recalculé :

Changement de dates : Si les tarifs varient selon les dates, le prix sera recalculé
Changement de participants : Si vous augmentez ou diminuez le nombre de participants, le prix total sera ajusté
Changement de créneau : Si les créneaux ont des tarifs différents, le prix sera mis à jour
Affichage : Le nouveau prix sera affiché dans les détails de la réservation après modification

Important : Si le prix augmente, vous devrez gérer le paiement du complément avec le client. Si le prix diminue, vous pouvez effectuer un remboursement partiel.

Synchronisation avec Google Calendar

Si vous avez connecté votre Google Calendar :

Mise à jour automatique : L'événement dans votre calendrier Google sera automatiquement mis à jour avec les nouvelles informations
Ancien événement : L'ancien événement sera supprimé et remplacé par le nouvel événement
Détails synchronisés : Date, heure, nombre de participants et informations client seront synchronisées

Vous n'avez rien à faire : la synchronisation est automatique.

Notification du client

Important : HolaOlas ne notifie pas automatiquement le client lors d'une modification.

C'est à vous de :

Informer le client : Contactez-le par email ou téléphone pour l'informer des modifications
Expliquer les changements : Détaillez les modifications apportées (dates, créneaux, participants, etc.)
Gérer les ajustements de prix : Si le prix a changé, convenez avec le client de la méthode de paiement ou de remboursement
Confirmer : Assurez-vous que le client a bien pris note des nouvelles informations

Une communication claire et rapide améliore l'expérience client et évite les malentendus.

Quand utiliser la modification

La modification de réservation est utile dans plusieurs cas :

Demande du client : Le client souhaite changer la date ou le créneau
Correction d'erreur : Vous avez fait une erreur lors de la saisie initiale
Ajustement de capacité : Vous devez ajuster le nombre de participants
Changement de disponibilité : Vous libérez des créneaux ou des dates
Gestion de cas particuliers : Adaptation à des situations spécifiques (météo, force majeure, etc.)

La modification est plus pratique que l'annulation + nouvelle réservation car elle préserve l'historique et les informations de paiement.

Conseils pour bien modifier une réservation

Vérifiez la disponibilité avant : Assurez-vous que les nouvelles dates/créneaux sont disponibles avant de proposer la modification au client
Communiquez rapidement : Informez le client dès que possible après la modification
Documentez les changements : Notez les raisons de la modification pour référence future
Gérez les ajustements de prix : Si le prix change, traitez rapidement le complément ou le remboursement
Vérifiez la synchronisation : Si vous utilisez Google Calendar, vérifiez que l'événement a bien été mis à jour
Confirmez avec le client : Assurez-vous que le client a bien reçu et compris les nouvelles informations

Avec ces bonnes pratiques, la modification de réservation devient un outil efficace pour gérer votre activité.