Gestionar casos de clima y fuerza mayor

Los casos de clima y fuerza mayor son situaciones impredecibles que pueden afectar tus actividades.

En ¡HolaOlas!, tienes control total sobre la gestión de estos casos: decides los reembolsos y te comunicas directamente con tus clientes.

Esta flexibilidad te permite adaptar tu respuesta a cada situación particular.

Casos de clima :

• Condiciones climáticas peligrosas (tormenta, viento fuerte, lluvia torrencial)
• Condiciones que hacen la actividad imposible o peligrosa
• Alertas climáticas oficiales

Fuerza mayor :

• Eventos impredecibles e independientes de tu voluntad
• Desastres naturales (terremoto, inundación, etc.)
• Pandemias o restricciones gubernamentales
• Accidentes o incidentes mayores

Estos casos generalmente están fuera de tu control y requieren gestión especial.

Se recomienda incluir tu política climática en tu política de cancelación :

• Accede a tu experiencia en el panel
• Abre la sección "Detalles adicionales"
• Redacta tu política de cancelación incluyendo casos climáticos

Ejemplos de formulaciones :

• "En caso de cancelación por clima de nuestra parte, reembolso completo."
• "Si las condiciones climáticas hacen la actividad peligrosa, ofrecemos reprogramación o reembolso completo."
• "Cancelación gratuita en caso de alerta climática oficial."

Tu política debe ser clara y visible antes de la reserva.

Cuando se presenta un caso climático:

• 1. Evaluar la situación : Determina si la actividad puede realizarse con seguridad
• 2. Contactar al cliente : Infórmalo rápidamente de la situación
• 3. Proponer soluciones : Reprogramación, reembolso completo o parcial según tu política
• 4. Efectuar el reembolso : Si es necesario, usa el panel para reembolsar
• 5. Comunicar claramente : Explica las razones y las soluciones propuestas

La comunicación directa con el cliente es esencial en estas situaciones.

Según tu política y la situación, puedes elegir:

Reembolso completo :

• Si la cancelación es de tu parte (clima peligroso)
• Si no puedes ofrecer reprogramación
• Para mantener la confianza y la reputación

Reprogramación de la actividad :

• Ofrecer una nueva fecha al cliente
• No se requiere reembolso
• Mejor solución para preservar la reserva

Reembolso parcial :

• Si ya has incurrido en costos (transporte, equipo)
• Si el cliente puede participar parcialmente
• Según tu acuerdo con el cliente

Cada situación es única y merece una respuesta adaptada.

Los casos de fuerza mayor generalmente son más raros pero requieren gestión similar:

Ejemplos de casos :

• Pandemia o restricciones sanitarias
• Desastres naturales
• Huelgas o bloqueos
• Accidentes mayores

Recomendaciones :

• Comunicar rápidamente : Informa a tus clientes lo antes posible
• Ser transparente : Explica la situación claramente
• Proponer soluciones : Reprogramación, reembolso o crédito
• Mantenerse flexible : Adapta a cada situación
• Documentar : Guarda registro de las decisiones tomadas

En estos casos, la flexibilidad y comunicación son esenciales.

Para excursiones en barco :

• "En caso de condiciones climáticas peligrosas (viento > X nudos, mar agitado), la excursión se cancela con reembolso completo o reprogramación gratuita."

Para actividades al aire libre :

• "Si las condiciones climáticas hacen la actividad imposible o peligrosa, ofrecemos reprogramación o reembolso completo hasta 24h antes."

Para hoteles :

• "En caso de fuerza mayor (desastre natural, restricciones gubernamentales), reembolso completo o reprogramación sin cargos."

Para actividades en interiores :

• "Las actividades en interiores generalmente no se ven afectadas por el clima. En caso de fuerza mayor, reembolso completo."

Adapta tu política a tu tipo de actividad y ubicación.

Para reembolsar un cliente en caso de clima o fuerza mayor:

• Accede a tu panel → Reservas
• Selecciona la reserva en cuestión
• Haz clic en "Reembolsar todo" (o "Reembolsar depósito" según tu decisión)
• Confirma tu elección

El reembolso se procesa automáticamente vía Stripe.

No olvides comunicarte con el cliente antes o después del reembolso para explicar la situación.

• Anticipa : Define tu política con anticipación en tus condiciones de cancelación
• Comunica rápidamente : Cuanto antes informes, mejor
• Sé transparente : Explica claramente la situación y tus decisiones
• Mantente flexible : Cada situación es única, adapta
• Documenta : Guarda registro de los casos y decisiones para referencia futura
• Aprende : Analiza casos pasados para mejorar tu política

Una buena gestión de estos casos fortalece la confianza de tus clientes y tu reputación.